Mieux comprendre les flux de trésorerie d’une entreprise

Lorsque vous exploitez une entreprise, vous devez savoir comment l’argent s’y déplace. Les flux de trésorerie vous donnent des pistes sur les façons de dépenser vos sous durement gagnés afin de développer efficacement vos activités commerciales. Si vous ne gérez pas les fonds de manière appropriée, vous pourriez vous retrouver dans une situation difficile – et difficilement récupérable. Heureusement, diverses méthodes permettent de maintenir la circulation des liquidités. Par exemple, vous pouvez créer un rapport à cet effet chaque mois (pour mieux organiser vos frais professionnels, pour comprendre vos habitudes d’achat et pour trouver des moyens de réduire les coûts). Vous pouvez aussi avoir recours aux prêts aux entreprises canadiennes qui donnent accès à des fonds de roulement afin de couvrir les dépenses d’affaires essentielles.

Comprendre les flux de trésorerie d’une entreprise n’est pas nécessairement compliqué. Dans ce guide complet, nous vous indiquons tout ce que vous devez savoir :

  1. Que sont les flux de trésorerie?
  2. Comment fonctionne le tableau des flux de trésorerie?
  3. Pourquoi est-ce important de gérer les flux de trésorerie?
  4. Quelles sont les erreurs fréquentes par rapport aux flux de trésorerie?

1. Que sont les flux de trésorerie?

Les flux de trésorerie désignent les entrées et sorties de fonds de votre commerce durant une période donnée. La plupart des entrepreneurs en font le suivi mensuellement.

Les entrées de liquidités proviennent habituellement de vos ventes. Elles peuvent aussi découler d’un financement que vous avez obtenu, d’un investissement rentable ou du rendement d’un actif que vous avez vendu.

Les sorties de liquidités correspondent aux dépenses que vous effectuez pour exploiter votre entreprise (par exemple : l’argent que vous consacrez aux marchandises, aux fournitures et au loyer, vos investissements immobiliers, vos achats d’équipement et, si vous avez reçu du financement, les mensualités de remboursement).

À la fin du mois, si votre montant de liquidités a augmenté par rapport au début du mois, vos flux financiers sont positifs. Cela peut être le cas lorsque vos ventes sont plus élevées que le total de vos dépenses.

Si le contraire se produit, votre circulation de trésorerie est négative. Vous pourriez avoir réalisé de bonnes ventes, mais avoir trop de factures à payer. Des flux financiers négatifs sont un signal d’alarme à ne pas prendre à la légère..

Avoir un mouvement positif d’argent est important. Lorsque vous vous trouvez cette situation, vous avez plus de facilité à régler des factures, à effectuer des investissements à long terme et à gérer les contretemps qui entraînent des dépenses imprévues. Vous pouvez analyser vos liquidités en produisant un tableau mensuel des flux de trésorerie..

2. Comment fonctionne le tableau des flux de trésorerie?

En termes simples, l’état des flux de trésorerie est un registre qui indique vos entrées et sorties d’argent. Vous pouvez classer les données dans trois catégories principales :

  • Les activités d’exploitation;
  • Les investissements;
  • Le financement.

Flux de trésorerie des activités d’exploitation

Ces flux de trésorerie mesurent la santé de votre entreprise. Ils indiquent le revenu généré par vos activités commerciales de tous les jours, ainsi que les coûts qui y sont associés. Grâce à eux, vous savez si vous gérez efficacement vos affaires. Vous pouvez les calculer en soustrayant les sorties des rentrées liées à l’exploitation.

Ces entrées incluent habituellement l’argent reçu de la vente de produits ou services.

Ces sorties incluent habituellement :

  • Les achats de marchandises;
  • La paie des employés;
  • Les frais publicitaires;
  • Les coûts du loyer et des services publics;
  • Les autres dépenses reliées au fonctionnement de l’entreprise.

Ces données démontrent combien d’argent vous gagnez ou perdez en effectuant vos activités courantes. Les prêteurs et les investisseurs potentiels pourraient demander à voir cette information pour confirmer que vos affaires vont bien. Il est important que ces flux de trésorerie soient positifs. Les mesurer vous aide à connaître :

  1. Le montant de vos ventes;
  2. Les dépenses d’exploitation que vous avez dû effectuer pour réaliser ces ventes;
  3. Les frais et coûts que vous pourriez réduire.

Flux de trésorerie des investissements

Ces flux de trésorerie indiquent combien d’argent vous avez investi dans des propriétés, des équipements et des technologies. Ils démontrent également ce que vous avez gagné en vendant de tels actifs. Vous pouvez les calculer en soustrayant les sorties des rentrées de vos activités d’investissement.

Ces entrées incluent habituellement l’argent gagné en vendant :

  • Un bien immobilier;
  • Une propriété;
  • De l’équipement;
  • Un véhicule d’entreprise;
  • Des immobilisations corporelles.

Ces sorties incluent habituellement l’argent dépensé pour acheter les actifs énumérés ci-dessus.

Ainsi, ces flux de trésorerie démontrent vos entrées et sorties de fonds reliées aux investissements. Un solde négatif n’est pas nécessairement une mauvaise chose, puisque vous investissez dans un plan de croissance à long terme pour l’avenir de votre entreprise. Les prêteurs et les investisseurs potentiels pourraient demander à voir cette information pour confirmer que vous faites de bons placements. Analyser ces activités vous aide à connaître :

  1. Le montant dépensé pour acquérir des actifs immobilisés;
  2. Le montant gagné en vendant ces actifs;
  3. Les possibilités d’acheter ou de vendre d’autres actifs.

Flux de trésorerie du financement

Cette catégorie correspond à vos activités de mobilisation de fonds, c’est-à-dire les sommes octroyées par les banques et les sociétés de financement, comme les prêts aux entreprises, les avances pour commerçants, les marges de crédit et les autres types d’emprunts commerciaux. Elle indique aussi les versements que vous avez effectués pour rembourser les prêteurs. Vous pouvez calculer ces flux de trésorerie en soustrayant les sorties des rentrées de financement.

Ces entrées incluent habituellement l’argent provenant :

  • De prêts ou d’autres produits d’emprunt;
  • D’investisseurs;
  • D’autres sources de financement.

Ces sorties incluent habituellement l’argent versé pour :

  • Rembourser des prêts ou d’autres produits de financement;
  • Payer les investisseurs;
  • Régler d’autres dettes.

Ainsi, ces activités incluent les montants que vous avez reçus des sociétés financières et des investisseurs, ainsi que ceux que vous versez pour rembourser vos dettes. Cette information est cruciale pour les investisseurs potentiels et les prêteurs. Ces derniers veulent savoir si votre entreprise est en mesure de respecter les modalités de remboursement en cas d’emprunt. Mesurer ces flux de trésorerie vous aide à connaître :

  1. Les sommes d’argent reçues dans le cadre de prêts;
  2. Les dettes de financement que vous devez rembourser;
  3. La capacité de votre entreprise à rembourser les dettes existantes ou à contracter un nouvel emprunt.

3. Pourquoi est-ce important de gérer les flux de trésorerie?

La gestion des flux de trésorerie est essentielle au bon fonctionnement d’une entreprise. Même si vos ventes génèrent un certain revenu, il est possible que vous n’ayez pas assez d’argent pour payer vos factures. L’étude d’Industrie Canada démontre que 30 % des petites entreprises ne survivent pas plus de deux ans, et que 50 % ne survivent pas plus de cinq ans.

L’organisme rapporte par ailleurs que 3580 entreprises ont déposé un dossier d’insolvabilité en 2018. Les problèmes de liquidités jouent un rôle primordial dans les échecs de ces commerces. Voici quelques bonnes raisons de surveiller attentivement vos flux de trésorerie.

Pour mieux comprendre les habitudes de dépenses de l’entreprise

Faire un suivi des liquidités permet de comprendre les habitudes de dépenses et de les réévaluer au besoin. Si vous analysez uniquement vos ventes, vous risquez de ne pas remarquer certains frais, qui pourraient éventuellement devenir un lourd fardeau pour votre entreprise.

En examinant ce que vous dépensez de plus près, vous pourriez trouver des façons de diminuer les coûts reliés aux activités d’exploitation et aux investissements; par exemple, en changeant un forfait Internet trop dispendieux, en réduisant une consommation énergétique trop élevée, ou en vendant certains produits ou équipements qui ne servent plus à rien. Les flux de trésorerie vous donnent une vision globale des frais engagés, ce qui vous aide à trouver des possibilités d’amélioration.

Pour comparer les achats de marchandises avec les ventes

Si vous vendez des produits au détail ou que vous possédez un restaurant ou une boutique d’aliments et de boissons, vous devez avoir les bons articles en stock pour vos clients. Répondre à la demande est important, mais vous ne voulez pas non plus dépenser trop d’argent pour acheter des marchandises.

La gestion de la trésorerie vous permet de voir clairement les recettes de vos ventes et les frais engagés pour renflouer les stocks. Si vous constatez que les dépenses prennent le dessus sur les revenus, vous pourriez peut-être acheter moins de marchandises. Pensez aussi à comparer les produits qui se vendent plus ou moins bien à leurs coûts d’approvisionnement, afin d’optimiser vos dépenses et de maintenir des flux de liquidités positives.

Pour planifier l’achat de gros équipements

En surveillant régulièrement votre trésorerie, vous pouvez mieux planifier les achats importants. Les équipements et véhicules, par exemple, peuvent être essentiels au fonctionnement de votre entreprise, mais vous ne devriez pas pour autant les acheter d’un seul coup.

Examinez vos flux de liquidités pour connaître les dépenses et investissements actuels de votre entreprise. Vous saurez ainsi dans quels actifs immobilisés se trouve votre argent. Vous pouvez vous servir de cette information pour créer une feuille de route vous permettant d’échelonner les gros achats au fil du temps. De cette façon, vous vous donnez plus de temps pour récupérer après des sorties de fonds élevées, de manière à maintenir une saine gestion de votre trésorerie.

Pour prévoir les variations saisonnières

Certaines entreprises subissent des variations saisonnières qui font augmenter, puis diminuer les ventes. Profiter des meilleures périodes de l’année est important, mais se préparer aux moments creux l’est encore plus.

Gérer les flux de trésorerie peut vous aider à faire face à ces fluctuations. Si vous constatez que le budget est serré durant certains mois, vous pouvez adopter des mesures préventives qui vous permettront de disposer des liquidités nécessaires. Certaines options de financement pour les petites entreprises peuvent vous aider à mieux planifier, à gagner du temps et à diminuer le stress associé à ces périodes plus difficiles.

4. Quelles sont les erreurs fréquentes par rapport aux flux de trésorerie?

Les entrepreneurs qui ne gèrent pas leurs liquidités courent le risque de ne pas remarquer certaines dépenses. Ces frais peuvent s’accumuler, devenir un lourd fardeau financier et causer bien des soucis. Voici quelques erreurs courantes par rapport aux flux de trésorerie, ainsi que des conseils pour y remédier.

Acheter trop de marchandises

Gérer les stocks et fournitures d’une entreprise n’est pas toujours évident. En tant que propriétaire de commerce, vous devez avoir la bonne quantité de produits pour satisfaire la clientèle. Vous devez aussi vous assurer que votre argent n’est pas entièrement immobilisé dans des marchandises gaspillées ou inutilisées. Si vous avez investi de grosses sommes dans des articles qui dorment dans votre réserve, vous pourriez avoir de la difficulté à propulser votre entreprise vers l’avant.

Par exemple, si vous détenez un restaurant et que vous achetez pour 300 $ de tomates chaque mois, mais que vous en vendez pour 100 $, vous avez dépensé 200 $ de trop, que vous auriez pu investir ailleurs.

L’analyse des frais mensuels peut vous indiquer les montants d’argent investis dans des produits inutilisés. Si les stocks dormants vous posent problème, envisagez les solutions suivantes :

  • Diminuez le prix des articles qui ne se vendent pas bien ou incluez-les dans une promotion;
  • Rééquilibrez vos achats en vous concentrant sur les produits faciles à vendre;
  • Modifiez vos cycles de commande afin d’éviter les dépenses en trop chaque mois;
  • Reconsidérez la quantité d’articles que vous gardez en stock.

Dépenser trop d’argent sur les activités d’exploitation

Les dépenses de fonctionnement s’accumulent rapidement et peuvent nuire à votre entreprise si vous ne les surveillez pas. Même si vous générez beaucoup de ventes, vous aurez de la difficulté à maintenir un seuil de rentabilité si vos frais d’exploitation sont trop élevés. Les services publics, l’Internet et la paie des employés ne sont que quelques-uns des coûts pouvant occasionner un manque de liquidités.

L’analyse des flux de trésorerie mensuels aide à examiner les dépenses afin de couper dans certains frais. Par exemple, vous pourriez vous rendre compte que vous investissez de l’argent durement gagné dans des produits ou services qui ne sont pas prioritaires pour votre entreprise, ou que vous payez des sous-traitants pour du travail qui pourrait être fait en interne. Pourriez-vous effectuer certaines tâches comptables par vous-même, ou peut-être gérer vos comptes de réseaux sociaux sans embaucher une agence de commercialisation?

Créez un budget serré pour le fonctionnement de votre entreprise, et respectez-le rigoureusement. De cette manière, vous ne dépenserez pas trop d’argent pour vos activités d’exploitation. Si certains frais augmentent, ne paniquez pas; vous pouvez prendre certaines mesures pour faire face à cette situation. Un prêt commercial peut vous fournir les fonds nécessaires pour couvrir les coûts de tous les jours.

Investir trop rapidement dans des équipements

Vous avez peut-être besoin de matériel coûteux pour faire fonctionner votre commerce, comme c’est le cas pour les garages et les salons de coiffure, pour n’en nommer que quelques-uns. Cependant, vous devez éviter d’investir trop rapidement dans de tels équipements; autrement, vous pourriez manquer de liquidités pour couvrir les dépenses inattendues.

En examinant vos flux de trésorerie mensuels, vous comprendrez mieux quels sont les meilleurs moments pour effectuer ces achats importants. Par exemple, vous pourriez analyser vos activités d’investissement et avoir recours aux tactiques suivantes :

  • Établir certains objectifs, puis attendre de les avoir atteints avant d’acheter d’autres équipements;
  • Vendre le matériel peu utilisé afin de générer des fonds;
  • Créer un budget destiné à l’achat d’équipements;
  • Échelonner les acquisitions pour avoir le temps de renflouer les liquidités.

Regrouper tous les paiements

Lorsque vous exploitez une entreprise, vous devez faire des paiements réguliers, par exemple à des fournisseurs, prêteurs et autres. Gérer tous ces versements peut s’avérer difficile, et pourtant, vous devez les effectuer à temps afin d’établir de bons antécédents de crédit. De plus, si vous acquittez toutes ces dépenses simultanément, vous risquez de vider votre compte bancaire d’entreprise et votre réserve de liquidités. Tâchez d’espacer les dates des paiements afin de mieux gérer vos rentrées et sorties de fonds.

Utiliser le tableau des flux de trésorerie pour décider des dates de versements aide à maximiser les liquidités et à minimiser les contraintes sur l’entreprise. Par exemple, vous pourriez :

  • Prévoir du temps pour examiner vos factures et les rapports de vos comptes créditeurs;
  • Inscrire toutes les échéances de paiement sur un calendrier afin d’effectuer les versements de façon stratégique;
  • Régler en priorité les soldes plus élevés, ceux des fournisseurs importants et ceux dont les dates d’exigibilité approchent;
  • Magasiner les réductions offertes par les fournisseurs.

Ne pas avoir une réserve de liquidités

Avoir des fonds en réserve pour les périodes difficiles est important, surtout pour les propriétaires de petites entreprises. Des variations saisonnières et certaines circonstances (un tuyau qui brise, des réparations inattendues, etc.) pourraient se produire et nuire à vos affaires. Dans ce cas, ou quand les activités ralentissent, votre commerce doit avoir suffisamment d’argent pour continuer à fonctionner normalement.

La gestion des flux de trésorerie permet de déterminer quel montant vous devriez avoir en réserve pour les imprévus. Vous pourriez aussi :

  • Demander du financement d’entreprise pour faire face aux coûts supplémentaires et aux fluctuations saisonnières
  • Mettre de l’argent de côté pour couvrir au moins deux mois de dépenses d’exploitation;
  • Amasser un fonds d’urgence pour couvrir les réparations surprises.

Vers une circulation continue des flux de trésorerie

Désormais, vous connaissez les différentes catégories de liquidités, l’importance de gérer la trésorerie, ainsi que les erreurs courantes des entrepreneurs.

Si vous n’êtes pas certain ou certaine de pouvoir maintenir des flux financiers positifs, vous pouvez toujours injecter rapidement des fonds supplémentaires. Thinking Capital peut vous fournir de l’argent au moment opportun. Son processus de demande est facile comme tout. Vous n’avez qu’à remplir le formulaire en ligne en moins de 10 minutes. Ensuite, vous recevez un appel de vérification dans les 30 minutes qui suivent, et une fois la demande approuvée, les fonds sont déposés directement dans votre compte bancaire en aussi peu que 24 heures.

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